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Para ser produtivo, você precisa de bons hábitos, disciplina, planejamento e foco. No entanto, há também algumas ferramentas de organização que podem te ajudar a otimizar o seu tempo, o seu trabalho e o da sua equipe.
Há uma infinidade de opções gratuitas para você usar tanto pelo computador como pelo celular. Inclusive, essa é outra boa vantagem. Mesmo que não esteja na empresa, você consegue administrar o andamento das atividades de qualquer lugar pelo seu smartphone.
Isso significa também que você pode incluir seu cliente nessas ferramentas de organização para sincronizar e compartilhar documentos e informações de maneira fácil e prática. O Google Drive, por exemplo, é uma ótima alternativa para essa finalidade.
Conheça 6 ferramentas de organização de tarefas
Google Drive
Nele, você compartilha documentos com sua equipe e clientes e mantém tudo o que é importante separado por pastas e armazenado na ferramenta. Ou seja, ainda que aconteça algo com seu computador, você não perde nada.
Trello
Já para o gerenciamento de tarefas e projetos, recomendo o uso do Trello. Nele, você cria cartões com tarefas, marca quem serão os responsáveis, lista todos os passos, anexa arquivos, deixa comentários e separa por blocos o que está pendente, em andamento e concluído, entre tantas outras possibilidades.
Google Keep, Wunderlist e Evernote
Os três são plataformas de organização que sincronizam informações anotadas no celular e computador. Contudo, há algumas diferença entre elas.
O Google Keep é ágil, muito fácil de usar e evoluiu bastante. Envia lembrete com base em localização, arquiva dados antigos e cria lembretes com tarefas diárias, semanais e mensais. Por outro lado, não permite anexar arquivos ou separar notas em pastas.
O Evernote tem o recurso de chat para conversas com outros usuários e possui uma ótima função de clipagem. Quando você salva uma página da internet para ler mais tarde, o conteúdo dela também é armazenado, e não apenas o link.
Já no Wunderlist, você programa a data de entrega de uma tarefa e um aviso no dia anterior, por exemplo. Além disso, também classifica por prioridade e marca os trabalhos atrasados.
Slack
O Slack é muito usado na comunicação interna das empresas. Você pode criar vários canais, cada um com assuntos e grupos diferentes, e eles funcionam como um bate-papo em que você pode enviar mensagens de texto e voz, vídeos e documentos.
É ótimo para compartilhar links, mostrar um trabalho pronto e pedir opinião, por exemplo. Você também pode saber quem viu sua mensagem e conversar de forma privada com cada usuário. Dessa forma, você economiza tempo em reuniões também. Há versão gratuita e plano pago.
Conforme explico em todos os posts, organização e planejamento são importantíssimos. Mas, claro, você não precisa e nem deve fazer isso sozinho. A tecnologia vai te ajudar. Essas ferramentas que citei são alguns exemplos, mas você pode explorar outras e ver qual se adapta mais a você.
Entenda como a sua qualidade de vida interfere na sua produtividade.
O importante é não deixar suas anotações somente no computador, pois se acontecer algo com a máquina, você continua trabalhando normalmente de outro equipamento. Além disso, nunca confie apenas na sua memória. Temos deveres em casa e no trabalho, além de atividades pessoais. Com tantas tarefas, a chance de esquecer alguma é enorme. Não corra esse risco.
O objetivo é que essas ferramentas facilitem sua vida e te ajudem a ser uma pessoa mais produtiva. Mas vale dizer que nenhuma delas vai funcionar se você não usá-las. Então, torne um hábito abri-las diariamente, abastecê-las com informações e realmente envolvê-las na sua rotina.
Use a tecnologia não só para o trabalho, mas também para as suas atividades pessoais, como lista de compras no supermercado, tarefas domésticas, filmes e livros pendentes. Faça um teste e perceba a diferença.
Continue acompanhando o Sucesso Pro para descobrir mais dicas de como se tornar uma pessoa produtiva.
